PENGAWASAN (CONTROLLING)

Pengawasan disebut juga sebagai evaluating appraising atau correcting. Pengertiannya adalah proses penjamin pencapaian tujuan organisasi. Jadi, ada kaitannya yang erat antara pengawasan dan perencanaan. Langkah awal suatu pengawasan sebenarnya adalah perencanaan dan penetapan tujuan berdasarkan pada standar atau sasaran.

Robert J. Mockler

Pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Bentuk Bentuk Pengawasan

A. Pengawasan pendahuluan (feedforward control, steering controls)

Yaitu untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan.

B. Pengawasan concurrent (concurrent control)

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

C. Pengawasan umpan balik (feedback control, past-action controls)

yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Tahap Proses Pengawasan

1. Tahap penetapan standar

tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

1. Standar phisik
2. Standar moneter
3. Standar waktu

2. Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan

berupa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap pembandingan pelaksanaan

dengan standar dan analisa penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambil keputusan sebagai manajer.

5. Tahap pengambilan tindakan koreksi

bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu :

1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan
2. Menetapkan penunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :

a. Pengukuran input.

b. Hasil pada tahap awal.

c. Gejala yang dihadapi.

d. Kondisi perubahan yang diasumsikan

3. Menetpkan standar penunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception, yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.

Management By Exception (MBE)

MBE atau prinsip pengecualian, dengan titi perhatian kepada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya, digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM (MIS)

MIS adalah suatu metode informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,informasi yang diperlukan dengan akuran dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan , pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap rancangan dari MIS yaitu

1. Survai pendahuluan dan perumusan masalah
2. Design konseptual
3. Design terperinci
4. Implementasi akhir

Ada 5 kriteria yang harus dipenuhi agar MIS dapat berjalan secara efektif, yaitu :

1. Mengikut sertakan pemakai dalm tim perancangan.
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system.
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.
4. Adanya pengujian pendahuluan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system

Kriteria MIS utama yang efektif yaitu :

1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.
2. Tepat waktu dalam pemakaiannya.
3. Memakan biaya secara efektif.
4. System yang digunakan harus tepat waktu dan akurat
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan.

Karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :

1. Adapun unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
2. Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.
3. Obyektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami
4. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.
5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya sistem pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat.
6. Realistik secara organisasional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada diorganisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
8. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat system baru bila terjadi perubahan kondisi.
9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus menunjukkan deviasi standar sehingga dapat menetukan koreksi yang akan diambil.
10. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan prestasi.

TEHNIK AND CONTROLLING METHOD

• PERBEDAAN TIPE METODE PENGAWASAN

1. Metode Kuantitatif

teknik ini memerlukan data khusus, guna mengukur dan memeriksa kuantitas serta kualitas keluaran (out put). Metode-metode kuantitatif terdiri dari :

A. Anggaran (budget):

1. Anggaran Operasi :

- Anggaran penjualan

- Anggaran kas dan sebagainya

2. Anggaran khusus :

- Planing, programming budgetring system (PP BS)

- Zero base budering (ZBB)

B. Audit

- Internal

- Eksternal

C. Analisa Break Even

D. Analisa Rasio

E. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu kegiatan seperti : bagan gantt, program evaluation and review technique (PERT) dan critical path method (CPM).

2. METHOD PENGAWASAN NON KWANTITATIF

• Metode pengawasan Non Kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Metode mengawasi keseluruhan “performance” organisasi dan sebagian besar mengawasi sikap dan “performance” para karyawan.

Metode-metode yang digunakan antara lain : pengamatan, inspeksi teratur dan langsung, pelaporan lisan dan tertulis, evaluasi pelaksanaan, diskusi dan metode-metode MBO, MBE, MIS.

PENGGUNAAN ANGGARAN DALAM PENGAWASAN

Salah satu peralatan pengawasan organisasi adalah anggaran (budget). Budget merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan.

Budget adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. standart ini biasanya dalam bentuk rupiah agar mudah menghitung berbagai kegiatan organisasi, memberikan informasi sumber daya pokok organisasi. Anggaran juga sebagai pengendali koordinasi kegiatan-kegiatan organisasi.

Pengawasan anggaran (budgetary control) adalah suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

Pengawasan anggaran dan pusat-pusat tanggung jawab

Sistem pengawasan dapat dirancang untuk memonitor fungsi atau proyek organisasi. Pengendalian atas fungsi bertujuan untuk memastikan, bahwa aktivitas tertentu (seperti produksi atau penjualan) dilaksanakan dengan baik dan hasil akhir yang diperinci telah tercapai (seperti pembangunan produk baru).

Semua pusat pertanggungjawaban menggunakan sumber-sumber (input atau biaya) untuk menghasilkan sesuatu yang lain (output atau penghasilan).

4 macam pusat pertanggungjawaban

1. Pusat penghasilan (revenue centers) adalah satuan organisasi dimana keluaran diukur dalam bentuk moneter tetapi tidak secara langsung dibandingkan dengan biaya-biaya masukan.
2. Pusat biaya (expence centeres) yang diukur hanya masukannya saja dalam ukuran moneter. Jadi budget dirancang hanya untuk bagian input dari pusat-pusat pengelolaan. Ada dua kategori pusat biaya yaitu bersifat teknis dan direksi. Biaya teknis adalah biaya yang dapat dikalkulasi atau yang dapat diperkirakan dengan cermat, misalnya biaya langsung. Biaya direksi adalah biaya yang sukar diperkirakan secara tepat sebelumnya (seperti biaya riset) sehingga untuk sebagian besar tergantung kepada kebijaksanaan moneter.
3. Pusat penghasilan (profit Center), prestasi kerja diukur dengan perbedaan angka antara hasil (output) dan pengeluaran(input). Hal ini dapat menentukan apakah secara ekonomis pusat bekerja dengan baik dan apakah manajer bertanggung jawab dengan baik atas pelaksanaan tugasnya.
4. Pusat investasi (invesment center), sistem pengawasan tidak hanya menghitung nilai moneter input dan output, akan tetapi juga menghitung perbandingan output dengan aktiva yang dipergunakan untuk produksi.

Jenis-jenis Anggaran :

Ada dua kelompok jenis anggaran yaitu anggaran operasional dan anggaran finansial. Anggaran operasional menunjukkan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi oleh organisasi dalam periode anggaran biasanya dengan bentuk (ukuran) pisik dan biaya. Anggaran finansial memuat perincian jumlah uang yang akan dikeluarkan organisasi dalam periode yang sama dan dari mana uang tersebut akan didapat.

Metode- Metode Pengawasan Angaran Khusus

• Planning- Programming- Budgetting System

PPBS dikembangkan untuk embantu manajemen dalam meakukan identifikasi dan penghapusan program- program yang memakan biaya dan menyalin program- program lai serta memberikan sesuatu peralatan analisa benfis dan cost setiap program atau kegiatan.

• Zero- Base Budgetting

mebagi program- program suatu organisasi menjadi “paket keputusan” yang terdiri dari tujuan, kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan, biaya dihitung “dari permulaan”, seperti program belum pernah ada . Ada tiga segi utama ZBB yaitu:

1. perumusan paket keputusan yang menguraikan kegiatan, biaya dan kegunaan setiap satuan organisasi secara individual.
2. Penyusunan rangking kegiatan dalam urutan prioritas.
3. Pengalokasian sumber daya atas dasar rangking kegiatan.
4. Akuntansi Sumber Daya Manusia (Human Resource Accounting)

HRA menunjukkan dan menekankan pada pentingnya sumber daya manusia. Karyawan yang berpengetahuan tinggi, terlatih dan loyal dalam suatu proses pencapaian penghasilan dan total aktiva perusahaan. Konsep ini mengatakan bahwa sumber daya manusia sebagai suatu aktiva, penentuan biaya investasi dan pemeliharaan atas nilai ekonomis manusia dalam organisasi.