Organisasi dan Manajemen

Bentuk Organisasi

Menurut Hanel, organisasi koperasi digolongkan menjadi dua, yaitu (1) Esensialist yang mendefinisikan pengertian koperasi dengan pengertian hukum. (2) Nominalist mendefinisikan koperasi didekatkan dengan upaya kelompok – kelompok individu yang bermaksud mewujudkan tujuan – tujuan umum yang kongkrit melalui kegiatan ekonomi yang dilaksanakan secara bersama-sama bagi pemanfaatan bersama, sehingga koperasi merupakan organisasi ekonomi yang otonom yang dimiliki oleh para anggota dan ditugaskan untuk menjang para anggotanya sebagai rekanan/pelanggan dari perusahaan koperasi. Hanel juga menyatakan bahwa bentuk organisasi koperasi adalah suatu sistem ekonomi atau sosial tehnik yang terbuka dan berorientasi pada tujuan. Sub sistem koperasi menurut Hanel, yaitu 1. Individu (pemilik dan konsumen akhir), 2. Pengusaha Perorangan/kelompok (pemasok /supplier), dan 3. Badan usaha yang melayani anggota dan masyarakat.

Menurut Ropke, koperasi memiliki identifikasi ciri khusus, yaitu : (1) Kumpulan sejumlah individu dengan tujuan yang sama (kelompok koperasi), (2) Kelompok usaha untuk perbaikan kondisi sosial ekonomi (swadaya kelompok koperasi), (3) Pemanfaatan koperasi secara bersama oleh anggota (perusahaan koperasi), dan (4) Koperasi memiliki tugas untuk menunjang kebutuhan para anggotanya (penyediaan barang dan jasa). Bentuk organisasi koperasi menurut Ropke adalah kopersi merupaakan bentuk organisasi bisnis yang para anggotanya adalah juga pelanggar utama dari perusahaan tersebut. Sub sistem kopersi menurut Ropke, yaitu anggota koperasi, badan usaha koperasi, dan organisasi koperasi.\

Di Indonesia bentuk organisasi koperasi merupakan suatu susunan tanggung jawab para anggotanya yang melalui hubungan dan kerjasama dalam organisasi perusahaan tersebut dan sebagai wadah anggota untuk mengambil keputusan. Bentuk : Rapat Anggota, Pengurus, Pengelola dan Pengawas. Di Indonesia pemegang kekuasaan tertinggi memiliki tugas sebagai berikut :

·         Penetapan Anggaran Dasar

·         Kebijaksanaan Umum (manajemen, organisasi & usaha koperasi)

·         Pemilihan, pengangkatan & pemberhentian pengurus

·         Rencana Kerja, Rencana Budget dan Pendapatan sertapengesahan Laporan Keuangan

·         Pengesahan pertanggung jawaban

·         Pembagian SHU

·         Penggabungan, pendirian dan peleburan

Hirarki Tanggung Jawab

Pengurus

            Pengurus memiliki beberapa tugas, yaitu :

1.      Mengelola koperasi dan usahanya

2.      Mengajukan rancangan Rencana kerja, budget dan belanja koperasi

3.      Menyelenggaran Rapat Anggota

4.      Mengajukan laporan keuangan & pertanggung jawaban

5.      Maintenance daftar anggota dan pengurus

6.      Wewenang

7.      Mewakili koperasi di dalam & luar pengadilan

8.      Meningkatkan peran koperasi

Pengawas

Perangkat organisasi yang dipilih dari anggota dan diberi mandat untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya organisasi & usaha koperasi. Menurut UU 25 Th. 1992 pasal 39, pengawas memiliki tugas, yaitu :

1.      Bertugas untuk melakukan pengawasan kebijakan dan pengelolaan koperasi

2.      Berwenang untuk meneliti catatan yang ada & mendapatkan segala keterangan yang diperlukan

Pengelola

1.      Karyawan / Pegawai yang diberikan kuasa & wewenang oleh pengurus

2.      Untuk mengembangkan usaha dengan efisien & professional

3.      Hubungannya dengan pengurus bersifat kontrak kerja

4.      Diangkat & diberhentikan oleh pengurus

Pola Manajemen

1.      Menggunakan gaya manajemen yang partisipatif

2.      Terdapat pola job description pada setiap unsur dalam koperasi

3.      Setiap unsur memiliki ruang lingkup keputusan yang berbeda (decision area)

4.      Seluruh unsur memiliki ruang lingkup keputusan yang sama (shared decision areas)

Pengertian dan Tujuan Koperasi

Pengertian Koperasi

Koperasi adalah Asosiasi orang orang yang bergabung dan melakukan usaha bersama atas dasar prinsip prinsip koperasi, sehingga mendapatkan manfaat yang lebih besar dengan biaya rendah melalui perusahaan yang dimiliki dan diawasi secara demokratis oleh anggotanya. Asosiasi berbeda dengan kelompok, asosiasi terdiri dari orang orang yang memiliki kepentingan yang sama, lazimnya yang menonjol adalah kepentingan ekonomi.

Menurut Dr. C. C. Taylor koperasi adalah sosiologis. Menurutnya koperasi ada dua ide dasar yang bersifat sosiologi yang penting dalam pengertian kerja sama, yaitu pada dasarnya orang lebih menyukai hubungan dengan orang lain secara langsung. Hubungan paguyuban lebih disukai daripada hubungan yang bersifat pribadi dan Manusia (orang) lebih menyukai hidup bersama yang saling menguntungkan dan damai daripada persaingan. Sesuai dengan pandangan Taylor tersebut Koperasi dianggap lebih bersifat perkumpulan orang daripada perkumpulan modal, selain dari sudut pandang ETIS/ RELIGIOUS dan sudut pandang EKONOMIS.

Dalam definisi ILO (International Labour Organization) terdapat 6 unsur yang dikandung dalam koperasi, yaitu : Koperasi adalah perkumpulan orang-orang. Penggabungan orang-orang berdasarkan kesukarelaan. Terdapat tujuan ekonomi yang ingin dicapai. Koperasi berbentuk organisasi bisnis yang diawasi dan dikendalikan secara demokratis. Terdapat kontribusi yang adil terhadap modal yang dibutuhkan . Anggota koperasi menerima resiko dan manfaat secara seimbang

Menurut Drs. Arifinal Chaniago (1984) Koperasi sebagai suatu perkumpulan  yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum, yang memberikan kebebasan kepada anggota untuk masuk dan keluar, dengan bekerja sama secara kekeluargaan menjalankan usaha untuk mempertinggi kesejahteraan jasmaniah para anggotanya

Menurut P.J.V. Dooren yaitu There is no single definition (for coopertive) which is generally accepted, but the common principle is that cooperative union is an association of member, either personal or corporate, which have voluntarily come together in pursuit of a common economic objective

Menurut Dr. Muhammad Hatta koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaiki  nasib penghidupan ekonomi berdasarkan tolong-menolong. Semangat tolong menolong tersebut didorong oleh keinginan memberi jasa kepada kawan berdasarkan ‘seorang buat semua dan semua buat seorang’. Yang dinamakan Auto Aktivitas Golongan, terdiri dari (1) Solidaritas, (2) Individualitas, (3) Menolong diri sendiri, dan (4) Jujur.

Menurutr Munkner koperasi sebagai organisasi tolong menolong yang menjalankan ‘urusniaga’ secara kumpulan, yang berazaskan konsep tolong-menolong. Aktivitas dalam urusniaga semata-mata bertujuan ekonomi, bukan sosial seperti yang dikandung gotong royong

Menurut  UU No. 25/1992 Pengkoperasian Indonesia. Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiataannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas azas kekeluargaan.

Tujuan Koperasi

Tujuan utama koperasi adalah mewujudkan masyarakat adil makmur material dan spiritual berdasarkan Pancasila dan Undang – Undang Dasar 1945. Dalam BAB II Pasal 3 Undang – undang RI No. 25 Tahun 1992, menyatakan bahwa koperasi bertujuan untuk: “Memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang – undang Dasar 1945”.

          Menurut Dr. Muhammad Hatta, tujuan koperasi bukanlah mencari laba yang sebesar-besarnya, melainkan melayani kebutuhan bersama dan wadah partisipasi pelaku ekonomi skala kecil.

Selanjutnya fungsi koperasi tertuang dalam pasal 4 UU No. 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian, yaitu: (1) Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya. (2) Berperan serta aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat. (3) Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai gurunya. (4) Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional yang merupakan usaha bersama berdasar atas azas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi.

Sejarah Perkembangan Koperasi

SEJARAH LAHIRNYA KOPERASI

•    1844, 21 Desember, Rochdale dari Inggris, lahirnya koperasi modern yang berkembang dewasa ini. Tahun 1852 jumlah koperasi di Inggris sudah mencapai 100 unit

•     1862 dibentuklah Pusat Koperasi Pembelian “The Cooperative Whole Sale Society (CWS)

•     1818 – 1888 koperasi berkembang di Jerman dipelopori oleh Ferdinan Lasalle, Fredrich W. Raiffesen

•      1808 – 1883 koperasi berkembang di Denmark dipelopori oleh Herman Schulze

•    1896 di London terbentuklah ICA (International Cooperative Alliance) maka koperasi telah menjadi suatu gerakan internasional

Sejarah singkat gerakan koperasi yang berada di Inonesia bermula pada abad ke-20 yang pada umumnya merupakan hasil dari usaha yang tidak spontan dan tidak dilakukan oleh orang-orang yang sangat kaya. Koperasi tumbuh dari kalangan rakyat, ketika penderitaan dalam lapangan ekonomi dan sosial yang ditimbulkan oleh sistem kapitalisme semakin memuncak. Beberapa orang yang penghidupannya sederhana dengan kemampuan ekonomi terbatas, terdorong oleh penderitaan dan beban ekonomi yang sama, secara spontan mempersatukan diri untuk menolong dirinya sendiri dan manusia sesamanya.

Sejarah Perkembangan Koperasi di Indonesia

•         Sekitar tahun 1895 - 1896 di Leuwiliang didirikan pertama kali koperasi di Indonesia (Sukoco, “Seratus Tahun Koperasi di Indonesia”). Seorang Pamong Praja Patih Raden Ngabei Ariawiriaatmadja, Patih Purwokerto (Banyumas) dan dibantu oleh E. Sieberg, Asisten Residen Purwoketo mendirikan Bank Simpan Pinjam untuk menolong para pegawai negeri pribumi agar terlepas dari lintah darat yang memberikan pinjaman dengan bunga yang tinggi. Bank Simpan Pinjam tersebut, semacam Bank Tabungan jika dipakai istilah UU No. 14 tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perbankan, diberi nama “De Poerwokertosche Hulp-en Spaarbank der Inlandsche Hoofden” = Bank Simpan Pinjam para ‘priyayi’ Purwokerto. Atau dalam bahasa Inggris “the Purwokerto Mutual Loan and Saving Bank for Native Civil Servants”.

•    Pada tahun 1920 diadakan Cooperative Commissie yang diketuai oleh Dr. JH. Boeke sebagai Adviseur voor Volks-credietwezen.  Komisi ini diberi tugas untuk menyelidiki apakah koperasi bermanfaat di Indonesia.

•         12 Juli 1947, diselenggarakan kongres gerakan koperasi se-Jawa yang pertama di Tasikmalaya dan menjadikan tanggal tersebut menjadi Hari Koperasi Indonesia.

•         Pada tahun 1950, di Bandung Bung Hatta di nobatkan menjadi Bapak Koperasi Indonesia.

•         Pda tahun 1960 Pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 140 tentang Penyaluran Bahan Pokok dan menugaskan koperasi sebagai pelaksananya.

•         Pada tahun 1961, diselenggarakan Musyawarah Nasional Koperasi I (Munaskop I) di Surabaya untuk melaksanakan prinsip Demokrasi Terpimpin dan Ekonomi Terpimpin.

•         Pada tahun 1965, Pemerintah mengeluarkan Undang-Undang No. 14 th 1965, dimana prinsip NASAKOM (Nasionalis, Sosialis dan Komunis) diterapkan di Koperasi. Tahun ini juga dilaksanakan Munaskop II di Jakarta.

•     Pada tahun 1967 Pemerintah mengeluarkan Undang-Undang No. 12 tahun 1967  tentang Pokok Pokok Perkoperasian disempurnakan  dan diganti dengan UU no. 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian.

•         9 Februari 1970, terbentuknya Dewan Koperasi Indonesia yang bisa di singkat menjadi Dekopin.

•      Peraturan Pemerintah No.9 tahun 1995 berisikan tentang kegiatan Usaha Simpan Pinjam dan Koperasi

Petuah

Petuah hari ini:
< Belajarlah dari kuntilanak sesulit apapun hidup tapi selalu tertawa =D wakakakakakakkk,

< Belajarlah dari tuyul, masih kecil tapi dah bisa cari duit sendiri.

< Belajarlah dari pocong, dari dulu pakaiannya itu2 aja, hidup sederhana,

< Belajarlah dari babi ngepet, kalo malem cuma pake lilin, hemat listrik,

< Belajarlah dari jelangkung, hidup mandiri, berangkat nggak dijemput, pulang nggak di antar..

ACTIVE and PASSIVE VOICES, TAG QUESTIONS

ACTIVE and PASSIVE VOICES

(BENTUK AKTIF dan PASIF)

Active Voice (Bentuk Aktif) – Disini orang, binatang atau benda yang ditunjukkan oleh subjek dikatakan melakukan sesuatu pada sesuatu yang lain.

Passive Voice (Bentuk Pasif) – Disini orang, binatang atau benda dikatakan menderita sesuatu dari sesuatu yang lain.

Rumus Bentuk Pasif :

            TO BE + PAST PARTICIPLE

A.      Kata kerja intransitif tidak digunakan dalam bentuk pasif, kecuali kalau kata kerja itu menggunakan cognate object dalam bentuk aktif.

Contoh : @ She sang a fine song. (Aktif)
                @ A fine song was sung by her. (Pasif)

B.      Bilamana kalimat diubah dari bentuk aktif ke pasif, objek untuk kata kerja aktif menjadi subjek untuk kata kerja pasif.

Contoh : @ Objek untuk kata kerja aktif : Linda can make tarts.

               @ Subjek untuk kata kerja pasif : Tarts can be made Linda.

C.      Retained Object (Objek yang tetap dipakai / dipertahankan dalam pasif), dua buah objek dalam kalimat aktif, ketika diubah menjadi kalimat pasif, masih tetap ada sebuah objek yang dipertahankan. Objek ini mungkin dapat menjadi :

     1. Objek tak langsung dari kata kerja : @ We gave him a prize. (Aktif)

                                                                       @ A prize was given him by us. (Pasif)

     2. Objek langsung dari kata kerja aktif : @ We gave him a prize. (Aktif)

                                                                         @ He was given a prize by us. (Pasif)

D.     Kapan saja kata kerja transitif dari prediksi tak lengkap diubah dari bentuk aktif ke pasif, komplemen objektif menjadi komplemen subjektif.

Contoh : @ Komplemen untuk Objek : They elected him president. (Aktif)

   @ Komplemen untuk Subjek : He was elected president. (Pasif)

Kata – kata kerja transitif kadang – kadang dipakai dalam arti pasif tanpa diubah ke dalam bentuk pasif :

a.      Kata-kata kerja dengan komplemen

Contoh : @ Sugar taste sweet. (= Sugar is sweet when it is tasted.)

               @ The rose smells sweet. (= The rose is sweet when it is smelt.)

               @ The sun feels hot. (= The sun is hot when it is felt.)

b.      Kata-kata kerja tanpa komplemen

Contoh : @ The book is printing. (= The book is being printed.)

               @ The house is building. (= The house is in a state of being built.)

               @ The cows are milking. (= The cows are being milked.)

Catatan :

Apa yang menyerupai Present Participle dalam susunan kalimat ini berasal dari verbal noun atau gerund (kata kerja yang dibedakan) yang didahului oleh in atau on :

            @ That house was two years in building.

TAG QUESTIONS

(Pertanyaan dengan Akhiran Tanya)

Kalau kita membuat suatu pertanyaan dan mengakhirinya dengan pertanyaan (question tags), agar si pendengar memberikan penegasannya kita sebut TAG QUESTIONS. Dalam bahasa Inggris lisan, tag questions banyak digunakan.

Contoh : (tag dalam bentuk huruf miring)

@ He is working, isn’t he?

Perhatikan :

A)     Kalau kalimat pertanyaan positif atau kata kerja utama (main verb) positif, tad verb adalah negative atau disebut negative tag.

Contoh : @ He is working, isn’t he?

B)     Kalau kalimat pertanyaan negatif atau main verb negatif, tag verb pasitif atau disebut positive tag.

Contoh : @ He  didn’t come, did he?

C)     Tenses dari tag sama seperti tenses dari kalimat utama :

Contoh : Kedua kata kerja present tense : @ He played well yesterday, didn’t he?

   Kedua kata kerja past tense : @ She types accurately, doesn’t she?

D)     Special verbs sebagai modal verbs (kata kerja bantu) :

To be, to have, dan modal auxiliaries (kata bantu pengandaian) : shall, should, will, would, can, could, may, might, must, ought, need diulang dalam tag.

To Be : @ She is reading, isn’t she?

To Have : @ You have sent it, haven’t you?

Modal Auxiliaries : @ You needn’t have put more sugar in my coffee, need you?

E)      Kata kerja biasa memakai kata kerja bantu to do di dalam tag :

1)      To be

a)      Tag questions dari kalimat-kalimat yang menggunakan kata kerja penghubung subjek dan predikat (linking verb) to be : @ There isn’t any news, is there?

b)      Tag questions dari kalimat-kalimat yang menggunakan kata kerja bantu (auxiliary verb) to be : @ They’re not typing, are they?

2)      To have

a)   Tag questions dari kalimat-kalimat yang memakai kata kerja bantu to have : @ You haven’t written yet, have you?

b)   Tag questions dari kalimat-kalimat yang memakai kata kerja to have : @ He has a lot of money, hasn’t he?

3)      Auxiliary verbs (kata kerja bantu) dan atau Modal auxiliary verbs (kata kerja bantu pengandaian) : @ He can sing, can’t he?

       @ You might succeed if you tried, mightn’t you?

4)      Tag questions yang memakai kata kerja bantu to do (do, does, did) :

@ You speak English, don’t you?

@ Her name sounds Swedish, doesn’t it?

5)      Tag questions yang berhubungan dengan tenses :

@ They didn’t go to the cinema last night, did they?

@ The train had left before I arrived, hadn’t it?

Catatan :

Jawaban Tag questions :

1)      Membenarkan :

@ You are working, aren’t you? Yes, I am

@ You aren’t a doctor, are you? No, I’m not

2)      Menyangkal :

@ He is clever, isn’t he? No, he isn’t

@ He isn’t clever, is he? Yes, he is

PENGAWASAN (CONTROLLING)

Pengawasan disebut juga sebagai evaluating appraising atau correcting. Pengertiannya adalah proses penjamin pencapaian tujuan organisasi. Jadi, ada kaitannya yang erat antara pengawasan dan perencanaan. Langkah awal suatu pengawasan sebenarnya adalah perencanaan dan penetapan tujuan berdasarkan pada standar atau sasaran.

Robert J. Mockler

Pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Bentuk Bentuk Pengawasan

A. Pengawasan pendahuluan (feedforward control, steering controls)

Yaitu untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan.

B. Pengawasan concurrent (concurrent control)

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

C. Pengawasan umpan balik (feedback control, past-action controls)

yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Tahap Proses Pengawasan

1. Tahap penetapan standar

tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

1. Standar phisik
2. Standar moneter
3. Standar waktu

2. Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan

berupa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap pembandingan pelaksanaan

dengan standar dan analisa penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambil keputusan sebagai manajer.

5. Tahap pengambilan tindakan koreksi

bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu :

1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan
2. Menetapkan penunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :

a. Pengukuran input.

b. Hasil pada tahap awal.

c. Gejala yang dihadapi.

d. Kondisi perubahan yang diasumsikan

3. Menetpkan standar penunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception, yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.

Management By Exception (MBE)

MBE atau prinsip pengecualian, dengan titi perhatian kepada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya, digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM (MIS)

MIS adalah suatu metode informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,informasi yang diperlukan dengan akuran dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan , pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap rancangan dari MIS yaitu

1. Survai pendahuluan dan perumusan masalah
2. Design konseptual
3. Design terperinci
4. Implementasi akhir

Ada 5 kriteria yang harus dipenuhi agar MIS dapat berjalan secara efektif, yaitu :

1. Mengikut sertakan pemakai dalm tim perancangan.
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system.
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.
4. Adanya pengujian pendahuluan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system

Kriteria MIS utama yang efektif yaitu :

1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.
2. Tepat waktu dalam pemakaiannya.
3. Memakan biaya secara efektif.
4. System yang digunakan harus tepat waktu dan akurat
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan.

Karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :

1. Adapun unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
2. Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.
3. Obyektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami
4. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.
5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya sistem pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat.
6. Realistik secara organisasional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada diorganisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
8. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat system baru bila terjadi perubahan kondisi.
9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus menunjukkan deviasi standar sehingga dapat menetukan koreksi yang akan diambil.
10. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan prestasi.

TEHNIK AND CONTROLLING METHOD

• PERBEDAAN TIPE METODE PENGAWASAN

1. Metode Kuantitatif

teknik ini memerlukan data khusus, guna mengukur dan memeriksa kuantitas serta kualitas keluaran (out put). Metode-metode kuantitatif terdiri dari :

A. Anggaran (budget):

1. Anggaran Operasi :

- Anggaran penjualan

- Anggaran kas dan sebagainya

2. Anggaran khusus :

- Planing, programming budgetring system (PP BS)

- Zero base budering (ZBB)

B. Audit

- Internal

- Eksternal

C. Analisa Break Even

D. Analisa Rasio

E. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu kegiatan seperti : bagan gantt, program evaluation and review technique (PERT) dan critical path method (CPM).

2. METHOD PENGAWASAN NON KWANTITATIF

• Metode pengawasan Non Kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Metode mengawasi keseluruhan “performance” organisasi dan sebagian besar mengawasi sikap dan “performance” para karyawan.

Metode-metode yang digunakan antara lain : pengamatan, inspeksi teratur dan langsung, pelaporan lisan dan tertulis, evaluasi pelaksanaan, diskusi dan metode-metode MBO, MBE, MIS.

PENGGUNAAN ANGGARAN DALAM PENGAWASAN

Salah satu peralatan pengawasan organisasi adalah anggaran (budget). Budget merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan.

Budget adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. standart ini biasanya dalam bentuk rupiah agar mudah menghitung berbagai kegiatan organisasi, memberikan informasi sumber daya pokok organisasi. Anggaran juga sebagai pengendali koordinasi kegiatan-kegiatan organisasi.

Pengawasan anggaran (budgetary control) adalah suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

Pengawasan anggaran dan pusat-pusat tanggung jawab

Sistem pengawasan dapat dirancang untuk memonitor fungsi atau proyek organisasi. Pengendalian atas fungsi bertujuan untuk memastikan, bahwa aktivitas tertentu (seperti produksi atau penjualan) dilaksanakan dengan baik dan hasil akhir yang diperinci telah tercapai (seperti pembangunan produk baru).

Semua pusat pertanggungjawaban menggunakan sumber-sumber (input atau biaya) untuk menghasilkan sesuatu yang lain (output atau penghasilan).

4 macam pusat pertanggungjawaban

1. Pusat penghasilan (revenue centers) adalah satuan organisasi dimana keluaran diukur dalam bentuk moneter tetapi tidak secara langsung dibandingkan dengan biaya-biaya masukan.
2. Pusat biaya (expence centeres) yang diukur hanya masukannya saja dalam ukuran moneter. Jadi budget dirancang hanya untuk bagian input dari pusat-pusat pengelolaan. Ada dua kategori pusat biaya yaitu bersifat teknis dan direksi. Biaya teknis adalah biaya yang dapat dikalkulasi atau yang dapat diperkirakan dengan cermat, misalnya biaya langsung. Biaya direksi adalah biaya yang sukar diperkirakan secara tepat sebelumnya (seperti biaya riset) sehingga untuk sebagian besar tergantung kepada kebijaksanaan moneter.
3. Pusat penghasilan (profit Center), prestasi kerja diukur dengan perbedaan angka antara hasil (output) dan pengeluaran(input). Hal ini dapat menentukan apakah secara ekonomis pusat bekerja dengan baik dan apakah manajer bertanggung jawab dengan baik atas pelaksanaan tugasnya.
4. Pusat investasi (invesment center), sistem pengawasan tidak hanya menghitung nilai moneter input dan output, akan tetapi juga menghitung perbandingan output dengan aktiva yang dipergunakan untuk produksi.

Jenis-jenis Anggaran :

Ada dua kelompok jenis anggaran yaitu anggaran operasional dan anggaran finansial. Anggaran operasional menunjukkan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi oleh organisasi dalam periode anggaran biasanya dengan bentuk (ukuran) pisik dan biaya. Anggaran finansial memuat perincian jumlah uang yang akan dikeluarkan organisasi dalam periode yang sama dan dari mana uang tersebut akan didapat.

Metode- Metode Pengawasan Angaran Khusus

• Planning- Programming- Budgetting System

PPBS dikembangkan untuk embantu manajemen dalam meakukan identifikasi dan penghapusan program- program yang memakan biaya dan menyalin program- program lai serta memberikan sesuatu peralatan analisa benfis dan cost setiap program atau kegiatan.

• Zero- Base Budgetting

mebagi program- program suatu organisasi menjadi “paket keputusan” yang terdiri dari tujuan, kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan, biaya dihitung “dari permulaan”, seperti program belum pernah ada . Ada tiga segi utama ZBB yaitu:

1. perumusan paket keputusan yang menguraikan kegiatan, biaya dan kegunaan setiap satuan organisasi secara individual.
2. Penyusunan rangking kegiatan dalam urutan prioritas.
3. Pengalokasian sumber daya atas dasar rangking kegiatan.
4. Akuntansi Sumber Daya Manusia (Human Resource Accounting)

HRA menunjukkan dan menekankan pada pentingnya sumber daya manusia. Karyawan yang berpengetahuan tinggi, terlatih dan loyal dalam suatu proses pencapaian penghasilan dan total aktiva perusahaan. Konsep ini mengatakan bahwa sumber daya manusia sebagai suatu aktiva, penentuan biaya investasi dan pemeliharaan atas nilai ekonomis manusia dalam organisasi.